近期，邻水县国土资源局针对该局中层干部和股室人员调整，部分股室信访承办人员有所变动，新老交替脱钩，致使信访办理极不规范，特别是地环、矿管股近期报件、文号不专用，无调查材料和给信访人的《答复意见书》，未针对信访人的诉求，一一核查基本事实和提出处理意见，结案报告用词不当、文理不通、表述不清，受到县政府领导和信访主管部门的批评，并将结案报告发回重办等情况，专门下发了《关于规范办理信访工作的通知》，以规范信访办理程序，提高信访办案质量。主要采取了以下措施：

一是文号专用。上级交办和本局受理信访件，一律交由局信访办统一登记编号上台账，答复意见书和结案报告统一使用该信访件专用字号。

二是办理程序规范。各信访承办单位收到交办件后，立即指定专人调查取证，再以法律为准绳，事实为依据，集体研制处理方案，然后制定文书，答复信访人（送达签收），草拟结案报告（附信访人签收的答复意见书和调查材料）报送交办单位销号（签收回执存档）。

三是文书规范。信访案卷文书是法律文书，具有法律效力，必须按统一要求，规范成文。中、省、市交办案一定按信联办要求（附后）办理报送考评记分。

四是讲求质量。办案人员必须严格按办案程序办理案件，按规范格式书写案卷文书，做到文号专用，事实清楚，证据充分，适用法律条文得当，用词恰当，文理通畅，报送到位，不留后患。各分管领导和股室负责人认真审查，严把质量关，做到不合规格、不合要求绝不报送。

五是专人办理。各信访承办单位，特别是信访量较大的重点股室，一定要专人办信访。信访是该局职能分到各股室业务工作中牵涉群众切身利益的十分棘手的焦点、热点、疑点、难点问题，信访承办人员务必要责任心强，精通法规，熟悉业务，能写善道，有群众工作艺术和信访工作经验，充分发挥他们在信访工作中的主力作用。

六是报送到位，结案报告报送交办单位（群工局送交办股室），抄送相关部门、信访人所在地乡镇政府（片区国土所）、交办件批示领导。本局受理件，无结案报告，答复意见书必须抄送信访人所在片区国土所。

七是整卷归档。信访案办结后，将其所有文书资料收集整理归案交局信访办存档备查（销号）。

八是注重回访。案件办结后，要督促相关部门和人员将处理意见落实兑现到位，并定期回访，以免反弹重信重访。

《通知》还附录了信访事项受理情况通知书、信访事项办理双向承诺书、包案责任书、稳控责任书、答复意见书、上访人员台帐、上访人员反馈表、结案综合报告、行政调解协议书等9种规范文书格式，要求信访承办单位遵照规范执行。